Тщательная подготовка докладов, проектов решений, выступлений участников позволяет существенно повысить эффективность совещания и сократить время его проведения. Если тезисы доклада и проект решения рассылаются участникам заранее, то совещание может начинаться с ответов докладчика на вопросы и обсуждение проекта решения, что экономит время. К совещанию должен подготовиться и руководитель, ответственный за его проведение. Без такой подготовки совещание заранее обрекается на неудачу.
Проведение совещаний. Важно начинать совещание в точно установленное время. Это настраивает на деловое обсуждение, свидетельствует о дисциплинированности руководителя. Опаздывающие на совещание не должны оставаться незамеченными. В начале совещания важно напомнить его участникам о времени, которое на него отводится. Опыт показывает, что это позволяет уложиться в регламент, т. е. в отведенное на проведение совещания время. При установлении регламента полезно вспомнить о том, что на заседаниях Совнаркома, проводимых В. И. Лениным, докладчику отводилось 5—10 мин, выступающим — по 3 мин.
На совещании в соответствии с точным значением этого слова должна быть создана обстановка, позволяющая каждому участнику свободно и непринужденно высказать свое мнение, совет, предложение, которые должны быть внимательно выслушаны и по достоинству оценены. При этом главное внимание должно быть обращено на суть предложений, на их обоснование, имея в виду цель — вскрыть недостатки и найти правильное решение, позволяющее улучшить состояние дел. Критикуя те или иные предложения и точки зрения, следует обращаться ко всей аудитории и не допускать личных выпадов против их авторов. Особая роль принадлежит здесь руко-водителю, который не должен отвлекаться на разговоры по телефону, на решение «срочных» вопросов. Его задача — вести совещание, а значит вовремя реагировать на отклонения от темы, повторения одних и тех же предложений и доводов в различных выступлениях. Свои возражения он должен подкреплять убедительными доводами, избегая таких оценочных выражений, как «сомнительно», «несерьезно» и т. п., ненавязчиво, по возможности в нейтральной форме высказывать свои суждения типа: «есть такое-то мнение, давайте его рассмотрим».
Завершающей частью совещания является принятие решения, которое может быть принято на основе проекта, предварительно разработанного либо подготовленного ко-миссией, созданной на совещании. Возможна формулировка решения непосредственно руководителем. После внесения поправок решение совещания утверждается.

Статистика посещений сайта: